Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist Aleksandar Barisic (Safemploy), Bellealliancestraße 54, 20259 Hamburg. Die vollständigen Angaben finden Sie im Impressum. Als Ansprechpartner in Datenschutzfragen fungiert Aleksandar Barisic; Kontakt: hello@safemploy.de. Ein gesetzlich benannter Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO derzeit nicht erforderlich.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Konto- und Vertragsdaten (Firma, Name, E-Mail, Rolle, Zustimmungs- Zeitpunkte) zur Bereitstellung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Arbeitsschutz-Inhalte (Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Nachweise, Zuweisungen) im Auftrag des jeweiligen Betriebs. Gesundheitsdaten (Krankmeldungen, AU-Status) verarbeiten wir nur im HealthHub, technisch strikt mandantengetrennt und ohne Diagnoseübermittlung an Vorgesetzte (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG). Sicherheits-Protokolle (Login-Ereignisse mit IP) zur Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Webanalyse ohne Cookies

Unsere Reichweitenmessung ist selbst gehostet, verwendet keine Cookies und speichert keine IP-Adressen; Besucher werden nur über einen täglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Hash gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Tracking über Websites hinweg findet nicht statt.

4. KI-Funktionen und Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen KI-Dienstleister ein und trennen dabei strikt nach der Art der Daten:

• Personen- und gesundheitsbezogene Funktionen (z. B. Arbeitsmedizin-Module des HealthHub) laufen ausschließlich über OpenAI (USA) auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework — Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO. Sprachausgabe über ElevenLabs (USA) auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
• Reine Fachtext-Generierung (Unterweisungs-, Gefährdungsbeurteilungs- und Quiz-Entwürfe aus vorgegebenen Themen) kann aus Effizienzgründen über einen kosten­optimierten Anbieter erfolgen, ggf. auch außerhalb der EU. Diese Funktion ist auf nicht personenbezogene Fachthemen ausgelegt; zusätzlich entfernt die Plattform vor der Übermittlung technisch etwaige direkte Identifikatoren (E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kontonummern). Es werden dabei folglich keine personenbezogenen Daten übermittelt — die Vorschriften über Drittlandübermittlungen (Art. 44 ff. DSGVO) werden nicht ausgelöst.

Geben Sie in KI-Eingabefelder dennoch keine Namen oder anderen direkt identifizierenden Angaben ein (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) — die Plattform weist an den betreffenden Stellen darauf hin. Die Hosting-Infrastruktur der Plattform selbst (Datenbank, Dokumente, Nachweise) liegt vollständig in der EU.

5. E-Mail-Versand

Transaktions-E-Mails (Registrierungsbestätigung, Erinnerungen, Test-Hinweise) versenden wir über einen europäischen SMTP-Dienstleister (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

6. Kontaktanfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail (hello@safemploy.de) schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Betreff und Ihre Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertrags- bzw. vorvertragsbezogenen Anfragen, ansonsten unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Name und E-Mail-Adresse sind erforderlich, um Ihre Anfrage zuzuordnen und Ihnen zu antworten; weitere Angaben sind freiwillig. Die Anfrage wird über unseren europäischen SMTP-Dienstleister (siehe Ziffer 5) an unser Postfach übermittelt und dort gespeichert. Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

7. Auftragsverarbeitung für Ihre Beschäftigten-Daten

Soweit Sie als Betrieb personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten in der Plattform verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) schließen Sie direkt in der Plattform ab (AVV).

8. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertrags; Arbeitsschutz-Nachweise unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Betriebs. Nach Vertragsende bzw. Ablauf des Testzeitraums bewahren wir Daten für eine angemessene Frist zur Reaktivierung auf und löschen sie anschließend.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an hello@safemploy.de.

Stand: Juli 2026